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En 7 points, les formalités de déclarations, les documents à établir, les affichages obligatoires

Article L’association employeur 26/08/2010

Dès que l’association emploie un salarié, elle s’engage à respecter les règles applicables à la relation salarié-employeur : la législation du travail, la convention collective s’il en existe une pour le secteur d’activité, celle du contrat de travail signé lors de l’embauche et les obligations des organismes sociaux.

QUELLES OBLIGATIONS ?

1. si l’association devient employeur pour la première fois, vous devez
- effectuer une première déclaration à l’URSSAF, au Centre de Formalités des Entreprises,
- adhérer à une caisse de retraite complémentaire -c’est obligatoire-,
- vous inscrire auprès d’un OPCA - Organisme Paritaire Collecteur Agréé qui recueille et gère les participations au financement de la formation professionnelle-,
- adhérer à une caisse de prévoyance si la convention collective le demande,
- adhérer à la médecine du travail,
- vous déclarer à l’inspection du travail -par lettre recommandée-,
- vérifier si une convention collective est applicable à l’association,
- vérifier que l’assurance de l’association couvre le salarié embauché.

2. à la suite de sa première déclaration à l’URSSAF, l’association sera inscrite à
- l’Insee, qui vous enverra un numéro Siret et le code Ape,
- l’Assedic,
- la CRAM qui vous communiquera le taux d’accident du travail,
- au service de la médecine du travail,
- aux services fiscaux.

3. si l’association est déjà employeur et recrute un nouveau salarié, vous devez :
- remplir la DUE, Déclaration Unique d’Embauche, pour chaque nouveau salarié (URSSAF),
- contacter le service de médecine du travail pour la visite médicale d’embauche,
- notifier l’emploi en création au Pôle Emploi,
- déclarer le salarié : à l’organisme de retraite complémentaire, à l’organisme de prévoyance et à l’OPCA,
- vérifier que l’assurance de l’association couvre ce nouveau salarié.

4. dans tous les cas, des déclarations et opérations régulières sont à effectuer
- remplir, renvoyer la Dads à l’URSSAF,
- payer les cotisations sociales,
- remplir le récapitulatif annuel des cotisations et payer Pôle Emploi,
- faire effectuer la visite médicale du -des- salarié(s) et payer le service de médecine du travail,
- verser la taxe sur les salaires si l’association n’est pas assujettie à la TVA,
- effectuer le versement dû aux OPCA.

5. les documents suivants sont à établir
- contrat de travail. Il est obligatoirement écrit sauf si l’association signe un contrat de travail à durée indéterminée à temps complet. De nombreuses conventions collectives demandent qu’il soit écrit. De toute manière, il est vivement recommandé de conclure ce contrat par écrit
- fiche de paie,
- registre unique du personnel,
- registre des observations et mises en demeure de l’inspection du travail,
- registre médical,
- registre et documents concernant l’hygiène et la sécurité,
- livre de paie,
- si l’entreprise emploie plus de 11 salariés, registre de délégué du personnel.

6. et des affichages à effectuer
- adresse, nom et téléphone de l’inspecteur du travail compétent,
- adresses et numéros de téléphone du médecin du travail et des services de secours d’urgence,
- avis d’existence d’une convention collective s’il y a lieu,
- horaires de travail et de repos,
- ordre des départs en congés,
- dispositions légales et réglementaires relatives à l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes,
- consignes d’incendie et affiche résumant les consignes en cas d’accident électrique,
- affichages électoraux lors des élections prud’hommales,
- pour les structures de plus de 20 salariés : règlement intérieur (document qui énonce les règles relatives à la sécurité du travail, l’ordre et la discipline dans l’entreprise).

7. mettre en place une organisation pour la gestion administrative des salariés
- ouvrir un dossier pour chaque salarié dans lequel vous garderez les documents relatifs au salarié : contrat de travail, déclaration d’embauche, accusé réception de la Due, documents de la médecine du travail, doubles des bulletins de salaire,
- créer un dossier administratif pour regrouper les documents administratifs de toutes les institutions concernées par l’emploi : OPCA, Assedic....,
- créer un échéancier des versements sociaux et fiscaux à effectuer.